Gestion des volontaires

Context

Les volontaires de la Croix-Rouge Malagasy sont au cœur de toutes les actions humanitaires que nous avons mené jusqu'ici en faveur des plus vulnérables à Madagascar. Ces volontaires sont nos forces et font de nous une organisation humanitaire unique.

La CRM se doit de prendre comme priorité le soutien des volontaires. Ce soutien se traduit en leurs donnant les outils et les ressources dont ils ont besoin pour répondre aux exigences et aux attentes que nous avons à leur égard — et qu'ont tous ceux qui soutiennent la CRM

C'est dans cette optique que la CRM a créé ce manuel. Il a pour objectif de guider la société nationale et ses différentes branches dans la gestion de leurs volontaires, et servira en tant qu'outil contenant les normes à respecter dans la gestion des volontaires.

Concepts de base

1.1 - Volontaire Croix-Rouge

C'est une personne qui adhère aux idéaux et principes fondamentaux du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant Rouge et mène des activités bénévoles pour la Société Nationale de façon occasionnelle ou régulière.

Le volontariat constitue une activité :

  • Qui repose sur le libre engagement des volontaires et n'est nullement motivée par la perspective d'un bénéfice matériel ou financier ou par des pressions extérieures de nature sociale, économique ou politique destinée à venir en aide aux personnes et aux communautés vulnérables conformément aux Principes Fondamentaux de la Croix-Rouge ou du Croissant Rouge organisée par des représentants agrées de la Société Nationale à chaque niveau

1.2 - Type de volontaires à la CRM

On constate 2 types de volontaires à la CRM :

  • Les volontaires spécialisés/formés qui sont généralement issus des différents projets initiés par le siège et les branches de la CRM.

Exemple :

  • Instructeur national (au niveau siège)
  • Encadreurs (au niveau district)
  • Moniteurs

Volontaire Croix-Rouge Malagasy.

La spécialisation varient suivant les domaines de formation obtenus : santé (secourisme, santé à base communautaire, etc. ), gestion des risques et catastrophes, sensibilisation...

  • Les volontaires « spontanés »

Ce sont les volontaires qui ne sont pas issus des projets, mais qui s'engagent librement à offrir leurs services en faveur des plus vulnérables à Madagascar de façon direct ou indirect.

1.3 - Temps de travail d'un volontaire

Le temps de travail d'un volontaire est basé sur la disponibilité de chaque volontaire. Les volontaires travaillent au maximum 10 jours par mois.

1.4 - Perdiem d'un volontaire

Selon la grille des perdiems en vigueur de la CRM (cf : grille perdiem)

Les volontaires ont droit au remboursement des dépenses engagées dans des limites raisonnables dans le cadre de leur activité.

Le principe d'octroi se base sur la prise en charge/le remboursement des frais de déplacement et du repas des volontaires, mais ne constitue pas une rémunération ni le paiement de ses prestations.

1.5 - Distinction entre membre et volontaire

Il est très important de bien connaitre la différence entre « membre » et « volontaire ».

En effet, la notion de membre est un concept juridique et relève de la gouvernance. Un membre est une personne qui jouit d'un statut juridique formel, acceptant les conditions liées au statut des membres telles quelles sont définies dans les statuts de la CRM. Il a généralement le droit de voter et celui d'être élu aux organes de direction de la CRM. Les membres acquittent une cotisation annuelle

Tandis que le volontariat relève de l'action. Il s'agit de faire quelque chose pour sa Société nationale, en venant en aide aux personnes vulnérables, en faisant du travail d'administration ou des services communautaires de base. On peut très bien être membre et mener en même temps une activité volontaire.

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2 - LE SYSTEME DE GESTION DES VOLONTAIRES

Le système de gestion des volontaires se base sur le processus de :

  • Recrutement,
  • Ecadrement et formation,
  • Fidélisation et la reconnaissance des volontaires pour effectuer des tâches bien définies. Ce, à tous les niveaux des branches de la CRM
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2.1 - RECRUTEMENT DES VOLONTAIRES CRM

2.1. a - Principes généraux

La CRM et ses branches doivent :
  • Recruter des volontaires pour des tâches ou des fonctions spécifiques et clairement définies;
  • Recruter des volontaires sur la base de leur degré d'engagement et de leur potentiel;
  • Chercher activement à recruter des volontaires sans considérations de leur race, ethnie, sexe, croyances religieuses, handicaps éventuels, âge; Veiller à une représentation équilibrée des hommes et des femmes dans leurs programmes de volontariat afin de garantir des services et activités efficaces, adaptés aux besoins de chaque sexe.

Le recrutement des volontaires renforce les principes fondamentaux du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge ainsi que la fourniture des services aux vulnérables.

2.1.b - Stratégie de recrutement

La stratégie consiste à :
  • Communiquer à l'attention des volontaires potentiels, en ayant défini préalablement les besoins de la Société Nationale, en utilisant la diffusion, une campagne de communication efficace, pour les attirer vers le volontariat de la Croix-Rouge.
  • Utiliser les canaux appropriés pour une bonne diffusion
  • Laisser venir les volontaires potentiels rejoindre la CRM à leur propre gré
  • Les volontaires choisissent eux-mêmes les activités qu'ils veulent entreprendre.
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2.1.c - Comment recruter ?

Rechercher de nouveaux volontaires est l'une des tâches essentielles et permanentes qui incombent aux branches de la Croix-Rouge Malagasy.

Certes, notre association bénéficie d'une renommée qui pousse le grand public à s'y présenter spontanément pour s'engager dans le volontariat. Cependant, force est de constater que :

  • Cette démarche « spontanée » est très difficilement à gérer vu le contexte socioéconomique que nous vivons à Madagascar. En effet, nombreux encore sont ceux qui ne connaissent et ne comprennent pas très bien le vrai sens du volontariat et aussi les engagements qu'ils doivent avoir en tant que volontaire de la Croix-Rouge Malagasy. Malheureusement, cette démarche dite spontanée est souvent dictée par un grand besoin pécuniaire, ce qui enfreint aux principes de base même du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
  • En outre, il est parfois difficile d'intégrer ces personnes dans nos équipes dans la mesure où, hormis le fait que nous manquons de temps pour le faire, elles ne correspondent pas nécessairement à nos besoins : facteurs liés à la disponibilité, au savoir-faire, aux choix et souhaits des personnes...
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S'ils convient impérativement de faire le maximum pour permettre à ces personnes d'exercer un volontariat, il est tout aussi primordial d'adopter un comportement volontariste et actif en matière de recherche : « Il faut aller à la rencontre des volontaires là où ils se trouvent Aussi, chacun doit s'accorder à reconnaître que la recherche de nouveaux volontaires permet le renouveau des équipes et le renforcement des actions.

Vous trouverez ci-dessous un guide pour l'organisation d'une campagne de recherche de nouveaux volontaires :
our ré arerune action de recherche efficace il convient de :

  • Identifier les besoins de notre société nationale et de nos branches dans les différents secteurs d 'activité définie dans le plan stratégique
  • Connaître pour quelles actions recherche-t-on des volontaires : nouvelle action (mise en place du volontariat, création d'un journal local,.. .), opération ponctuelle
  • Définir clairement et le plus précis possible la mission que nous souhaiterions confier à ces nouveaux volontaires
  • Définir le profil des volontaires que nous recherchons pour cette mission : savoirfaire et compétence, situation professionnelle, diplômes particuliers, qualités humaines, âge, situation de famille

Il est important aussi de développer un plan de recrutement de volontaires et de prévoir les ressources nécessaires pour la réalisation de ce plan.

Voici un exemple de plan de recrutement :
  1. Définir quelle est la tâche à faire par le volontaire.
  2. Combien de volontaires nous aurons besoin.
  3. Quel sera le rôle du volontaire.
  4. Quelles sont les compétences nécessaires.
  5. Quelle formation devrait avoir le volontaire.
  6. Comment nous allons faire le recrutement.
  7. Qui est le responsable du recrutement.
  8. Définir le chronogramme.
Volontaire Croix-Rouge Malagasy.
Où rechercher les volontaires ?

Les lieux de recherche vont dépendre du profil volontaire à pourvoir ainsi que du profil de la personne que vous souhaitez rejoindre une action.
En guise d'exemple, lorsque l'on recherche un médecin pour une mission de consultation gratuite, on se tournera vers les hôpitaux, les dispensaires, etc.
Les lieux de recherche sont très nombreux, on peut citer :

  • Les lieux publics : mairies, lycées, universités, hôpitaux, centres culturels, . . .
  • Les lieux « privés » : entreprises, groupements et ordres professionnels, cabinets médicaux, etc.
Comment rechercher les volontaires ?

Vous n'êtes pas seul !
La recherche de volontaires consiste essentiellement en une action de communication de plus ou moins grande envergure, en fonction du nombre de volontaires que l'on souhaite : il convient, en fait, de faire savoir en mettant en œuvre un certain savoir-faire. Un Responsable local, qui est aussi volontaire, est le principal acteur dans cette action de recherche de volontaires aidé à la fois par le Coordinateur régional et le staff national.

Les méthodes de recherches : Les méthodes dépendent largement du type de recherche que nous souhaitons opérer : une recherche ponctuelle, la recherche de plusieurs volontaires ou encore une vaste campagne de recherche. Ainsi, on peut citer les méthodes suivantes :

  • Les médias : Ecrits (journaux locaux, journaux gratuits ou autres), audio (radios locales) ou audiovisuels, ils ont déjà prouvé leur efficacité et peuvent être utilisés pour tout type de recherche.
    Par des annonces, des spots, des reportages ou des interviews, ils permettent de sensibiliser le grand public à nos actions et de faire largement nos besoins en matière de volontariat. Lorsque l'on mène une action de recherche par voie médiatique, qu'il s'agisse d'une mission particulière ou d'un appel plus large, il importe de savoir que les « retours », c'est-à-dire le nombre de personnes qui nous contactent à ce propos, est généralement assez important : une organisation adéquate en terme de permanence d'accueil, doit donc impérativement être mise en place.
  • L'affichage et les tracts : Simple, relativement peu coûteuse, la tec a que de l'affichage a également fait ses preuves. Elle consiste en l'apposition d'affic volontariat dans les lieux choisis en fonction de leur fréquentation et de nous souhaitons atteindre.
    Le Responsable de la communication du bureau national doit, à cet effet, élaborer un modèle d'affiche que les différentes branches peuvent utiliser à leurs escients. Le format le plus usuel est de type A3.
    Le tractage permet également de toucher une grande partie de la population. Il peut être réalisé de façon régulière ou ponctuelle, sur les marchés, foires, salons, expositions, manifestations culturelles ou sportives, à la sortie d'écoles..
    Tant les affiches que les tracts doivent comporter l'adresse et le numéro de téléphone de la branche locale et, si possible, le nom de la personne qu'ils doivent contacter.
  • Les contacts : Il existe de nombreux lieux pour lesquels atteindre de manière efficace la population qui s'y trouve peut se faire grâce à un contact plus ciblé avec cette population. Il en va ainsi des entreprises, des groupements professionnels, universités, des clubs de services,... Il est dans ce cas particulièrement intéressant de rencontrer le responsable/dirigeant de la structure concernée pour lui proposer soit de réaliser une conférence sur la Croix-Rouge Malagasy et ses besoins, soit de diffuser un message écrit à ses personnels ou adhérents.

Notre message, qu'il soit écrit ou oral, doit être simple et clair. Il faut dire :

  • Ce qu'est la Croix-Rouge Malagasy, en insistant sur ses spécificités : les Principes fondamentaux, le Mouvement international, le caractère généraliste de son action
  • Ce que fait le bureau national ou la branche locale concernée : ses actions, son fonctionnement mais aussi ses projets
  • Ce que le bureau national ou la branche locale a besoin, en particulier en matière de volontariat.

En tout état de cause, il convient de donner un aspect dynamique et vivant au message de façon à « donner envie » au public de s'investir dans l'association.

Quand effectuer la recherche ?

Il paraît évident de dire que les actions de recherche doivent être menées lorsque le besoin s'en fait sentir dans la branche concernée. Cependant, il convient de ne pas attendre d'être totalement « débordé » pour le faire car de telles actions prennent du temps, tant pour préparer et organiser l'action elle-même, que pour en recueillir ensuite les fruits et accueillir celles ou ceux qui répondent à notre appel au volontariat.

C'est pourquoi, la solution idéale est de mener une campagne d'engagements de façon quasi permanente en commençant par rechercher et nommer un Responsable du Volontariat qui se chargera de cette tâche.

On peut déterminer des périodes auxquelles le grand public sera plus sensible à un appel au volontariat, comme par exemple pour les étudiants, des périodes de congés scolaires.

Nous avons le devoir, envers les volontaires et les bénéficiaires, de définir les compétences requises avant de recruter des volontaires, de planifier leur formation et nécessaires.

Volontaire Croix-Rouge Malagasy.

2.2 - ENCADREMENT ET FORMATION DES VOLONTAIRES

2.2.a — Formation de base

La Croix-Rouge foumit à tous les nouveaux volontaires des séances d'orientation, préférablement dans le mois qui suit leur entrée en fonction mais pas plus tard que trois mois. Le programme d'orientation doit comporter deux volets : le volet général, et le volet local et régional. L'orientation/la formation d e base peut être offerte sous diverses formes : exposés en groupe, séances individuelles, lecture personnelle ou orientation sur Internet et portent essentiellement sur :

  • L'information diffusion (Principes et valeurs de la Croix-Rouge, mission de la Croix-Rouge Malagasy, usage de l'emblème, etc)
  • Les activités de la Croix-Rouge Malagasy (en général + région concernée)
  • Les droits et les responsabilités du volontaire

1.Module : « Connaissance, partage et diffusion des valeurs institutionnelles de la Croix-Rouge »

L'objectif de ce module est d'appréhender globalement ce qui constitue l'unicité de la Croix-Rouge dans ses principes, ses valeurs et son éthique, et dans leur traduction concrète en termes d'organisation et d'actions humanitaires sur le territoire local, national et international.

  • Histoire d'une idée
  • Histoire d'une idée
  • L ' emblème
  • L'organisation du Mouvement international
  • Les principes du Mouvement international Croix-Rouge/Croissant-Rouge
  • L'organisation, les champs et moyens d'actions de la Croix-Rouge Malagasy
  • Normes et directives nationales sur le volontariat Droits et responsabilités des volontaires

2.Module : « Premiers Secours à base communautaire »

2.1.a — Formation spécialisée

Nous devons fournir aux volontaires une formation spécialisée adéquate, qui leur permettra d'assumer leurs responsabilités à l'égard de notre société nationale, d'accomplir leur tâche ou de remplir les fonctions pour lesquelles ils ont été recrutéset de mener à bien les activités de secours qui leur auront été confiées.
Il incombe au superviseur du volontaire de veiller à ce que celui-ci soit informé de toutes les politiques applicables au poste qu'il occupera et de lui remettre une copie ou un sommaire de ces politiques.

2.2.b — Enregistrement des volontaires

Tous les volontaires de la Croix-Rouge Malagasy doivent être enregistrés. En effet, un enregistrement des volontaires doit être maintenu par le bureau national et les branches de la CRM.
Le processus d'enregistrement est comme suit :

  1. Chaque volontaire complètera une fiche d'inscription (ou formulaire d'enregistrement) individuelle contenant les informations de base sur le volontaire (nom et prénom, âge, sexe, adresse, tél) ;le type de service à être rendu et la durée de travail du volontaire.
  2. L'enregistrement doit être régulièrement mise à jour (tous les 3 mois)
  3. Un profil de volontaires de chaque branche sera soumis à la Croix-Rouge Malagasy National Service Ressources humaines vers la fin d'octobre de chaque année.
  4. Les branches de la Croix-Rouge Malagasy publieront des badges à tous les volontaires de la Croix-Rouge Malagasy, indiquant le nom et la date d'expiration.

3.Volet local et régional

  • Programmes et services
  • Structure organisationnelle
  • Renseignements utiles sur les locaux
  • Visite du lieu de travail
  • Mesures de sécurité au travail
  • Formation — Possibilités et exigences

2.3- FIDELISATION ET RECONNAISSANCE DES VOLONTAIRES

Les volontaires donnent une quantité considérable de leur temps au Mouvement, Croix-Rouge Malagasy doit reconnaître qu'il doit soutenir ses volontaires et les traiter avec dignité.

Ainsi, la Croix-Rouge Malagasy et ses branches se doivent de fidéliser et reconnaitre ses volontaires

La fidélisation des volontaires dépendent des circonstances locales et la motivation des intéressés. Ainsi, promouvoir ou par exemple créer des activités sociales ou associatives, la jeunesse Croix-Rouge etc..

Les distinctions et témoignages de reconnaissance font partie intégrante de la philosophie de gestion des ressources volontaires de la Croix-Rouge. Ainsi, la Croix-Rouge Malagasy encourage les employés et les volontaires à témoigner leur appréciation et leur reconnaissance envers les volontaires de façon continue. Il importe de saisir toutes les occasions de reconnaissance informelle.

La Direction de la Croix-Rouge Malagasy encourage tous les services de la Croix-Rouge des formes de reconnaissance, à savoir des lettres, des distinctions h événements spéciaux ou toute autre marque d'appréciation.

On trouvera ci-dessous quelques exemples de récompense et d'encourage ent propre# à fidéliser les volontaires :

  • Les mots de remerciements
  • l'appréciation de leur travail,
  • la reconnaissance de leur savoir-faire, de nouveaux débouchés professionnels
  • distinctions honorifiquesa distribution de tee-shirts, gadget ou autres objets à l'effigie de la Société Nationale et/ou du Mouvement,
  • lettre de recommandation et de soutien à la candidature d'un volontaire à un poste Croix-Rouge ou hors Croix-Rouge,
  • organisation de camps des volontaires, de pique-nique ou journée mondiale organisation de voyages d 'échanges tant à I 'intérieur qu' à l'extérieur du pays,
  • la responsabilité sociale les possibilités de formation, les qualifications acquises,
  • la participation à la prise de décisions
  • etc,
Ce que les volontaires donnent:
  • Du temps
  • De l'enthousiasme
  • Leur énergie
  • Leur dévouement
  • Un retentissement pour leur cause
Ce que les volontaires gagnent :
  • Un savoir-faire
  • Des amis
  • Ils s amusent
  • Ils s accomplissent
Ce que la Croix-Rouge Malagasy donne :
  • Elle investit dans l'élaboration d'un projet /programme
  • Du temps d'encadrement
  • Du temps de formation
Ce que la Croix-Rouge Malagasy gagne:
  • Un retentissement pour leurs causes
  • Elles sont mieux connues du public et davantage appréciées

3- LA STRUCTURE DE LA Croix-Rouge Malagasy

Pour assurer l'efficacité de la gestion des volontaires, les niveaux suivants sont nécessaires :

3.1- au niveau national

Un Responsable de gestion des volontaires à ce niveau a la mission suivante :

  • Elaborer et concevoir les curricula de formation pour les volontaires : formation de base, spécialisations avec les Chefs de département du bureau national travailler avec le Responsable de la communication pour élaborer les campagnes de recherches de volontaires;
  • Encadrer et former les Responsables régionaux et communaux en termes de gestion des volontaires Assurer la gestion de la base de données des volontaires de la Croix-Rouge Malagasy.

3.2- Au niveau régional

Sous la coordination du Président du comité régional et en appui des délégat• le Responsable régional du Volontariat a comme activités :

  1. Prendre contact avec les délégations communales afin de :
    • analyser la situation
    • définir les besoins humains volontaires
    • susciter la nomination des Responsables Communaux du volontariat
  2. En fonction de ceux-ci définir et activer une politique de :
    • recherche de volontaires
    • formation (formation de base et spécialisation)
    • encadrement et animation des bénévoles dont l'organisation d'une journée annuelle
  3. Recherche interne ou externe et animation :
    • des Responsables communaux du Volontariat
    • de l'équipe régionale du volontariat
  4. établir un compte-rendu annuel d'activités
  5. travailler en lien étroit avec le Coordinateur régional

Cette personne a comme responsabilités de :

    • encadrer et faire le suivi de la formation des membres de son équipe
    • rendre compte de ses activités au Président de la délégation régionale et au Responsable national de Volontariat

La disponibilité nécessaire pour cette personne est :

    • pour les 6 premiers mois : équivalent de 3 journées par semaine
    • ensuite : équivalent de 3 demi-journées par semaines
    • présence minimale indicative : équivalent 1 journée par semaine
    • présence maximale indicative : équivalent 3 journées par semaine ( au-delà, il convient de nommer un adjoint)
Rôle du Coordonnateur Ré ional :
  • Responsable de la gestion des volontaires au niveau de leurs branches respectives
  • Assurer la gestion de la base de données des volontaires de la Croix-Rouge Malagasy Régional

4- ROLES, DROITS ET RESPONSABILITES DES VOLONTAIRES

4.1- Rôle des volontaires Croix-Rouge Malagasy

Les volontaires constituent l'épine dorsale de la Croix-Rouge Malagasy. Ils jouent un grand rôle dans la réalisation de nos différentes activités et l'accomplissement de notre mission qui est d'alléger la souffrance des plus vulnérables.
En outre, ils peuvent apporter leurs contributions dans de domaines variés telles que :

    • Sensibilisation, mobilisation,
    • Prestations de service
    • Gouvernance
    • Conseil
    • Administration
    • Etre des « gros bras »
    • Actions sociales de proximité
    • Services communautaires de base
    • Etc

La contribution des volontaires améliore non seulement les conditions d'existence des personnes vulnérables qui en sont les bénéficiaires, mais aussi celles des volontaires euxmêmes et des communautés auxquelles ils appartiennent.

4.2- Droits des volontaires

Ces droits sont importants pour garantir que les volontaires de la Croix-Rouge Malagasy sont traités avec respect et dignité, et qu'ils sont soutenus dans leur action. Les volontaires doivent être informés de leurs droits.

En effet, tous les volontaires ont le droit :

  • de choisir de devenir membre, comme indiqué dans les statuts de la Croix-Rouge Malagasy
  • de bénéficier d'une formation ou de se voir offrir des possibilités de développement personnel appropriées afin d'être en mesure de pouvoir accomplir leur tâche ou de remplir leurs fonctions
  • de recevoir l'équipement nécessaire pour accomplir la tâche ou remplir les fonctions qui leurs sont confiées

4.3- Responsabilités des volontaires

Les volontaires de la Croix-Rouge Malagasy ont comme responsabilité principale de :

  • Représenter la Croix-Rouge Malagasy
  • Etre attentif à tout moment aux besoins des membres de sa communauté
  • Aider les autres à s'assumer en leur apprenant les principes de base d'une bonne santé et les premiers secours
  • Se tenir prêt à assumer des responsabilités en temps de catastrophe
  • Ne pas surestimer sa disponibilité et ses capacités
  • Communiquer et collaborer avec les autres volontaires
  • Tenir les responsables de sa branche locale au courant de ses activités
  • Etre bien informé des activités de la Croix-Rouge Malagasy

ENGAGEMENTS DU VOLONTAIRE CROIX-ROUGE

Les volontaires représentent la Croix-Rouge Malagasy et doivent ainsi s'engager à :

  • Agir selon les principes fondamentaux du mouvement Croix-Rouge et les promouvoir
  • Respecter les règles concernant I 'utilisation de l'emblème Croix-Rouge
  • S'employer à offrir les meilleurs services possibles
  • Respecter les autres, les confidences qui lui sont faites dans le ca ed sa mission Promouvoir la compréhension mutuelle
  • Répondre aux besoins d'autrui avec humilité et compassion

Mais aussi respecter le Code de Conduite, en respectant la plus haute norme de professionnalisme et de comportement éthique. On ne tolérera aucune conduite qui porte atteinte au bon fonctionnement des opérations, discrédite la Croix-Rouge ou choque les clients ou les collègues de travail. Les bénévoles de la Croix-Rouge sont tenus, le cas échéant, de signer un Contrat d'engagement bénévole, qui comprend des éléments du Code de conduite de la Croix-Rouge.

6. Ce que le volontaire Croix-Rouge Malagasy ne doit surtout pas faire

  • User de la fonction de la Croix-Rouge à des fins personnelles
  • Effectuer des transactions ou des ventes pour son propre compte
  • Engager les ressources de la Société Nationale sans autorisation